Kế toán vận tải, logistics, kho bãi và lời giải cho bài toán nâng cao nghiệp vụ, hạn chế sai sót

Vận tải, logistics, kho bãi là những ngành kinh doanh tuy ko mới, nhưng lại sở hữu nhiều nghiệp vụ đặc thù, phức tạp, làm cho nhiều kế toan đặc thù là những kế toán mới vào nghề lúng túng, dễ mắc sơ sót. Hiểu được đặc thù loại hình doanh nghiệp, hiểu rõ công việc kế toán doanh nghiệp cần phải làm và nắm rõ phương pháp quản lý tài chính kế toán doanh nghiệp sẽ giúp kế toán doanh nghiệp vận tải, logistics, kho bãi hạn chế được sơ sót trong quá trình làm việc, đạt được hiệu quả mong muốn.

1. Đặc thù doanh nghiệp vận tải, logistics, kho bãi khác gì với những doanh nghiệp thông thường?

1.1. Đối với doanh nghiệp vận tải

Doanh nghiệp vận tải hiện nay phân phối 3 sản phẩm chính đó là nhà cung cấp vận tải hành khách, nhà cung cấp vận tải hàng hóa và nhà cung cấp cho thuê phương tiện vận chuyển.

Về loại hình vận tải, những doanh nghiệp vận tải ở Việt Nam chia làm 3 loại: vận tải đường bộ, vận tải đường biển, vận tải đường sắt, vận tải đường hàng ko. Chiếm phần to và chủ yếu đó là những doanh nghiệp phân phối nhà cung cấp vận tải đường bộ và đường thủy. Còn đường hàng ko và đường sắt thì phát sinh rất ít và thường là thuê nhà cung cấp của tổ chức hàng ko hoặc tổ chức đường sắt.

Một đặc thù khác đó là với mỗi loại phương tiện vận tải thông thường sẽ cần sở hữu 2-3 viên chức vận hành trong suốt chuyến đi.

1.2. Đối với doanh nghiệp logistics

Ngành nghề logistics sở hữu tốc độ phát triển mạnh những năm sắp đây. Sản phẩm những doanh nghiệp logistic phân phối thường là những gói nhà cung cấp hoàn chỉnh để di chuyển hàng hóa/vật liệu từ nơi sản xuất/nơi bán tới chỗ của người sắm, chia làm những nhà cung cấp đơn lẻ như: Thông quan, Nhận hàng, Kho bãi, Đóng góp, Vận chuyển, Giao hàng,…

Doanh nghiệp logistics thường bao gồm 3 mảng chính: Thông quan, Kho bãi và Vận chuyển. Hiện những doanh nghiệp thông thường sẽ chỉ hoạt động Một trong 3 mảng trên. Số doanh nghiệp hoạt động đủ cả 3 mảng chủ yếu là những doanh nghiệp to, những doanh nghiệp nước ngoài.

Về nghiệp vụ doanh nghiệp phát sinh, một số ít doanh nghiệp phát sinh nghiệp vụ sắm hộ hàng hóa, một số doanh nghiệp cần quản lý hóa đơn đầu vào, đầu ra, số container, số hóa đơn theo từng vận đơn….

1.3. Đối với doanh nghiệp kho bãi

Doanh nghiệp kho bãi phân phối sản phẩm chính là nhà cung cấp cho thuê nhà kho, bãi chứa để bảo quản, tập kết hàng hóa trong thời kì chờ xuất đi, thông quan để chở về…

Doanh nghiệp sở hữu thể tự xây dựng kho bãi để cho thuê hoặc đi thuê, cải tạo rồi cho thuê lại. Doanh nghiệp hoạt động trong ngành này sở hữu thể là doanh nghiệp Logistic hoặc là Doanh nghiệp cung ứng nhà cung cấp cho doanh nghiệp logistic. Doanh nghiệp sở hữu thể phân phối luôn cả nhà cung cấp bốc xếp, tháo tháo.

Về nghiệp vụ doanh nghiệp phát sinh chủ yếu là nghiệp vụ kho, cụ thể là quản lý số lượng hàng hóa gửi lúc thuê kho, quản lý hàng hóa trong từng kho để nắm bắt tỉ lệ trống kho.

2. Nhiệm vụ của kế toán doanh nghiệp vận tải, logistic, kho bãi cần làm

Do đặc điểm loại hình phức tạp, việc quản lý tài chính kế toán đóng vai trò quan yếu để đảm bảo hoạt động của những doanh nghiệp vận tải, logistic, kho bãi. Ko chỉ thực hiện những nghiệp vụ thông thường và thực hiện nghĩa vụ thuế cho doanh nghiệp, kế toán tại những doanh nghiệp vận tải, logistic, kho bãi còn giúp nhà quản trị quản lý, sử dụng giá tiền một cách hiệu quả. Trong quá trình làm việc, những công việc của kế toán doanh nghiệp vận tải, logistics, kho bãi phải kể tới như:

– Nhập liệu chứng từ thu chi hộ vận tải, làm hàng logistics.
– Nhập sổ, theo dõi vận chuyển hàng hóa
– Theo dõi doanh thu, giá tiền, lãi lỗ của từng mảng kinh doanh
– Theo dõi lộ trình, thời kì bảo dưỡng, giá tiền bảo dưỡng của từng xe.
– Tương trợ những thủ tục: thương chính, kho bãi, cảng vụ…
– Quản lý, giám sát việc vận chuyển hàng hóa bằng sổ sách và thực tế.
– Làm báo cáo, theo dõi công nợ
– Quản lý, làm việc với đối tác vận tải
– Lập kế hoạch điều độ vận tải.
– Lập bản kê vận chuyển, xuất hóa đơn, theo dõi thu hồi công nợ.
– Lập bảng tính lương tài xế hàng tháng

Thêm vào đó, kế toán doanh nghiệp vận tải, logistics, kho bãi còn phải đảm bảo những công việc kế toán của doanh nghiệp hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm như rà soát chứng từ, đối soát số liệu, lập báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo… và những công việc liên quan tới thuế, bảo hiểm…

Khối lượng công việc đối với kế toán doanh nghiệp vận tải, logistics, kho bãi thường rất to, nhiều phát sinh, chính vì vậy kế toán thường xuyên gặp khó trong nghiệp vụ kế toán, trong những tình huống kế toán thực tế như định khoản, hạch toán, chiết khấu, quản lý công nợ,…

Xem chi tiết công việc kế toán doanh nghiệp vận tải, logistic, kho bãi:

3. Những sơ sót thường gặp trong quá trình làm việc của kế toán doanh nghiệp vận tải, logistic, kho bãi

3.1. Sơ sót kế toán thường gặp trong doanh nghiệp vận tải

Sơ sót thường gặp nhất với kế toán doanh nghiệp vận tải là kế toán thường gặp khó, mất thời kì trong việc quản lý việc tạm ứng và thanh quyết toán tiền tạm ứng của tài xế theo từng hợp đồng dẫn tới bị chiếm dụng tiền hoặc thất thoát tiền tài tổ chức.

Nhiều trường hợp trong thực tế cho thấy kế toán do chưa dự toán được giá tiền dẫn tới bị lợi dụng tiền tạm ứng, gây thất thoát cho tổ chức. Chính vì vậy, kế toán doanh nghiệp vận tải cần nắm vững nguyên tắc tạm ứng phải trả tiền dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau. Thêm vào đó, kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, trả tiền tạm ứng theo từng lần tạm ứng.

Thứ hai, kế toán ko kiểm soát được những giá tiền của từng hợp đồng, đầu xe, mảng vận chuyển (lương tài xế, xăng, công việc phí, phí cầu đường, phí giao dịch, phí bảo hiểm, phí sửa chữa, bảo dưỡng…) dẫn tới mất nhiều thời kì tổng hợp, cân đối hạch toán, làm chậm quyết định của nhà quản lý.

Kế toán doanh nghiệp vận tải thường loay hoay trong việc hạch toán, cân đối giá tiền trên một đầu xe. Với việc ko chi tiết, chưa bao quát hết số liệu từ đầu tới cuối chu trình làm cho kế toán thường bỏ sót những khoản giá tiền nhỏ nhưng lại tác động to tới quá trình báo cáo, hạch toán, quyết toán sau này.

Thứ ba, trong việc quản lý, theo dõi tình hình khấu hao, thẩm định lại tài sản kế toán thường sơ sót trong lúc phân bổ giá tiền vào từng hợp đồng.

Thứ tư, kế toán mắc sơ sót trong việc tập hợp giá tiền và doanh thu, lãi lỗ theo từng hợp đồng, đầu xe, tuyến xe, mảng vận chuyển.

Cuối cùng, kế toán mất thời kì công sức trong việc tổng hợp doanh thu theo từng tài xế, phụ xe để làm căn cứ tính lương, thưởng cho Viên chức.

3.2. Sơ sót kế toán thường gặp đối với doanh nghiệp logistic

Sơ sót phổ biến nhất đối với kế toán doanh nghiệp logistics là kế toán mất nhiều thời kì và dễ sơ sót trong việc hạch toán ngoại tệ, xử lý chênh lệch tỷ giá, tính tỷ giá xuất quỹ, thẩm định lại ngoại tệ dẫn tới kết quả kinh doanh ko chuẩn xác.

Việc ko thẩm định đúng tỷ giá sẽ làm cho doanh nghiệp logistics xảy ra Hai trường hợp chênh lệch với khách hàng, đối tác và với chính doanh số của viên chức kinh doanh trong doanh nghiệp. Với trường hợp này, kế toán cần thường xuyên rà soát tỷ giá, đảm bảo nguyên tắc hạch toán ngoại tệ, xử lý chênh lệch theo đúng thông tư 200 của Bộ Tài chính.

Thứ hai, mất thời kì trong việc rà soát đối chiếu những khoản thu hộ, chi hộ của khách hàng (phí thông quan, cước vận tải…)

Thứ ba, kế toán gặp trắc trở trong việc theo dõi những khoản tạm ứng theo viên chức (tạm ứng để làm những thủ tục thông quan, bốc xếp, vận chuyển hàng hóa…) để thanh, quyết toán dẫn tới sở hữu thể bị chiếm dụng, thất thoát tiền tài tổ chức.

Thứ tư, mất nhiều thời kì, công sức trong việc thống kê những giá tiền của từng hợp đồng (lưu kho, vận chuyển, thông quan, bảo hiểm, đồng gói, bốc xếp)

Thứ năm, doanh nghiệp mất thời kì công sức trong việc tính toán doanh thu bán hàng theo viên chức để làm căn cứ tính lương, thưởng cho viên chức.

Cuối cùng, kế toán mất nhiều thời kì, công sức trong việc quản lý, theo dõi chi tiết tình hình khấu hao, thẩm định lại tài sản nên phân bổ giá tiền vào từng hợp đồng ko chuẩn xác dẫn tới bị sai lệch về lãi lỗ.

3.3. Sơ sót kế toán thường gặp đối với doanh nghiệp kho bãi

Vấn đề thường gặp nhất đối với doanh nghiệp kho bãi đó là kế toán thường mất nhiều thời kì, công sức trong việc quản lý là theo dõi chi tiết tình hình khấu hao TSCĐ và phân bổ giá tiền khấu hao kho cho từng hợp đồng dẫn tới sơ sót lúc xác định lãi lỗ theo hợp đồng.

Với sơ sót này kế toán ko khấu hao được tài sản nhất thiết, ko phân bổ được giá tiền chuẩn xác, những hạng mục cũng dễ nhầm lẫn làm cho sơ sót trong cách tính. Để thực hiện chuẩn xác công việc này kế toán cần xem xét từ tổng quát tới chi tiết tình hình khấu hao từ đó phân bổ vào từng hạng mục.

Thứ hai, mất nhiều thời kì, công sức trong việc tổng hợp, phân tích những giá tiền đầu vào của từng hợp đồng/kho (giá tiền bốc xếp, giá tiền lưu kho, giá tiền khấu hao, giá tiền điện nước, giá tiền bảo vệ….) dẫn tới ko tham vấn kịp thời cho giám đốc.

Thứ ba, kế toán mất nhiều thời kì, công sức trong việc quản lý hàng ký gửi tồn kho, thời kì lưu kho của hàng hóa theo hợp đồng

Cuối cùng, doanh nghiệp mất thời kì công sức trong việc tính toán doanh thu bán hàng theo viên chức để làm căn cứ tính lương, thưởng cho viên chức.

4. Phương pháp tăng nghiệp vụ, hạn chế sơ sót cho kế toán

Trong những doanh nghiệp vận tải, logistic, kho bãi hiện nay, những doanh nghiệp sở hữu nhiều phương pháp trong việc quản lý tài chính – kế toán, nhưng tiêu biểu hầu hết những doanh nghiệp vẫn sử dụng Hai loại trật tự quản lý chính:

Quản lý bằng trật tự ngoàiQuản lý bằng phần mềm
Với việc sử dụng trật tự ngoài, nhiều kế toán ngành vận tải, logistics, kho bãi phải theo dõi bằng cách lập file quản lý giá tiền, doanh thu, công nợ,… sau đó tự tổng hợp lại bằng cách đặt hàm.

Thực hiện theo trật tự này, thích hợp với những tổ chức nhỏ, siêu nhỏ với nghiệp vụ phát sinh ko nhiều.

Tuy nhiên, khó khăn cho kế toán doanh nghiệp vận tải, logistic, kho bãi tổng hợp số liệu để lập báo cáo, kế toán thường mất nhiều thời kì lập báo cáo, tổng hợp và tra soát số liệu.

Hiện nay nhiều tổ chức đã sử dụng cách quản lý bằng phần mềm để quản lý. Kế toán doanh nghiệp vận tải, logistic, kho bãi sở hữu thể tự động hóa trật tự làm kế toán doanh nghiệp.

Mọi nghiệp vụ đều được xây dựng theo quy chuẩn, sắp xếp cho kế toán dễ làm việc và sở hữu thể nhiều kế toán làm việc cùng một lúc.

Thêm vào đó, phần mềm giúp kế toán tiện lợi nhìn thấy số liệu:

  • Quản lý công nợ tạm ứng theo theo từng tài xế chuẩn xác
  • Thống kê những khoản giá tiền theo từng khoản mục giá tiền
  • Cung ứng những biểu đồ phân tích giá tiền, doanh thu…

Tùy theo quy mô, nhu cầu mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn những trật tự quản lý thích hợp. Dù là quản lý theo trật tự nào, kế toán cũng cần nắm rõ tri thức về ngành nghề và nghiệp vụ và liên tục tăng chuyên môn, đảm bảo xử lí tốt tất cả những nghiệp vụ phát sinh.

Để xem chi tiết một số phương pháp giúp doanh nghiệp quản lý tốt hoạt động tài chính, kế toán của doanh nghiệp, anh chị vui lòng theo dõi bài viết dưới đây:

> Xem thêm: Phần mềm kế toán doanh nghiệp vận tải, logistic, kho bãi

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *