Là một người quản trị văn phòng, bạn cần quan tâm tới hiệu quả công việc của bản thân lẫn những nhân sự khác trong doanh nghiệp. Khối lượng công việc to làm bạn nhiều lúc rơi vào trạng thái căng thẳng. Vậy làm thế nào để bạn cải thiện kỹ năng quản trị văn phòng, hạn chế stress? Những chiến thuật dưới đây sở hữu thể giúp ích cho bạn.
1. Khởi đầu rèn luyện kỹ năng quản trị văn phòng bằng cách sắp xếp bàn làm việc
Để tổ chức tốt những hoạt động khác trong doanh nghiệp, trước tiên bạn cần tổ chức tốt chính mình. Hãy khởi đầu sắp xếp ko gian riêng của bạn một cách khoa học. Cho tất cả những loại bút, thước, kẹp giấy về một nơi, phân loại đống giấy tờ trên bàn thành những tập gọn ghẽ… Bạn sẽ nhận thấy mình sở hữu thể tìm thấy mọi thứ thuận tiện hơn nhiều. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời kì để hoàn thành những việc quan yếu hơn.
Việc tổ chức mọi thứ cũng ứng dụng cho laptop/máy tính để bàn của bạn. Hãy đảm bảo những thư mục, tài liệu, ảnh… đều sở hữu vị trí rõ ràng. Ko chỉ giúp bạn tìm kiếm nhanh hơn, việc phân loại ngay từ đầu cũng là cách để bạn hạn chế sự nhầm lẫn lúc cần truy xuất chúng.
2. Khắc phục tốt những email inbox
Đây là kỹ năng quản trị văn phòng mà bạn cần xây dựng ngay từ lúc khởi đầu vị trí này. Thu vén và phân loại email nghe sở hữu vẻ nhàm chán và mất thời giờ, nhưng nó cũng giống với việc bạn ăn bông cải xanh vậy: Nếu bạn chưa quen, bạn sẽ cảm thấy ko thích nó. Nhưng một lúc đã thành thục, việc này sẽ trở nên thú vị, thậm chí còn “gây nghiện”.
Hãy dành một tẹo thời kì trong ngày để thiết lập hộp thư tới của bạn. Sử dụng nhãn để sắp xếp thư, hủy đăng ký những email hàng loạt mà bạn đã từng đăng ký trước đó và loại bỏ những thư rác. Lúc dọn xong, bạn sẽ thấy hộp thư của mình thật sạch sẽ, ngăn nắp. Quan yếu hơn, bạn sẽ làm việc hiệu quả và ko bỏ lỡ những email quan yếu.
3. Sử dụng dụng cụ nhắc nhở đúng cách
Những dụng cụ nhắc nhở sẽ giúp bạn ko bỏ lỡ việc cần làm và giảm phân tâm lúc làm việc. Tuy nhiên, nếu bạn quá lạm dụng những dụng cụ này, chúng sẽ ko còn phát huy hiệu quả như trước.
Hãy thử tưởng tượng, nếu trên bàn làm việc của bạn sở hữu quá nhiều giấy nhớ, bạn sẽ bị “lạc lối” và cuối cùng mất dấu những việc cần làm. Nếu điện thoại cứ 5 phút lại kêu lên một lần để nhắc nhở, bạn sẽ sở hữu xu hướng gia hạn thời kì hoặc bỏ qua chúng.
Cách tốt nhất để khắc phục vấn đề này là sử dụng những dụng cụ nhắc nhở một cách tiết kiệm. Chỉ sử dụng giấy nhớ hoặc lời nhắc điện thoại cho những công việc quan yếu nhất trong ngày. Những nhiệm vụ dài hạn nên được đưa vào lịch. Sử dụng ở mức độ vừa phải, việc nhắc nhở sẽ sở hữu hiệu quả hơn nhiều.
4. Tăng kỹ năng quản trị văn phòng bằng cách giao tiếp rõ ràng
Công việc quản trị văn phòng xoành xoạch gắn liền với quá trình giao tiếp. Do đó, hãy đảm bảo rằng đồng nghiệp của bạn nắm rõ cách liên lạc với bạn. Đó sở hữu thể là qua email, tin nhắn Skype, Zalo hay thậm chí là trao đổi trực tiếp tại bàn làm việc của bạn.
Tất nhiên là ko phải lúc nào bạn cũng sở hữu thể trợ giúp mọi thứ mà người khác cần ngay ngay thức thì. Dù vậy, việc làm rõ cách thức giao tiếp ngay từ đầu sẽ giúp quá trình này diễn ra thuận tiện và sở hữu trình tự hơn.
5. Gạch đầu hàng những mong muốn và ủy thác công việc
Là một người quản trị văn phòng, bạn ko thể sở hữu “ba đầu sáu tay” để làm tất cả mọi thứ. Do đó, bạn cần thiết lập những trách nhiệm, mục tiêu và thời hạn rõ ràng cho mọi người để đảm bảo mọi thứ vận hành tốt nhất.
Bạn hãy tạo một lịch tổng thể về những kế hoạch, mục tiêu và cách thực hiện những nhiệm vụ. Sau đó, san sẻ nó với toàn bộ văn phòng. Bạn cũng sở hữu thể tổ chức những buổi họp để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ nhiệm vụ và cách triển khai. Bằng cách ủy thác công việc, những nhiệm vụ phức tạp sẽ trở nên thuận tiện hơn rất nhiều.
6. Tiêu chuẩn hóa ngày làm việc để tăng kỹ năng quản trị văn phòng
Đối với công việc quản trị văn phòng, nhịn nhường như ko sở hữu ngày nào bạn lặp lại hoàn toàn những đầu việc như ngày hôm trước. Tính chất công việc đòi hỏi sự linh hoạt cao. Tuy nhiên, bạn vẫn sở hữu thể tiêu chuẩn hóa ngày làm việc của mình để tăng hiệu quả công việc.
Việc đồng nhất thời kì cho một số nhiệm vụ thường xuyên lặp lại sẽ giúp bạn tăng khả năng tập trung. Từ đó, bạn sẽ cải thiện kỹ năng quản lý thời kì và dành năng lượng cho nhiệm vụ tiếp theo.
Ví dụ: Bạn sở hữu thể tự quy định mỗi ngày mình sẽ dành ra 15 phút để cập nhật email, nửa giờ để họp hành hay một vài giờ cho những dự án đang thực hiện. Tuy nhiên, bạn cũng nên “khoán” luôn thời kì ăn trưa và những giờ nghỉ giải lao vào cùng một thời khắc mỗi ngày.
7. Phân tích cách thức văn phòng của bạn vận hành
Đây sở hữu thể là cách cải thiện kỹ năng quản trị văn phòng khó thực hiện nhất. Nhưng điều gì càng khó lại càng sở hữu trị giá. Lúc phân tích và thành thục cách thức vận hành của văn phòng, bạn sở hữu thể thay đổi hoàn toàn cách hoạt động hiện tại của nó.
Hãy xem xét kỹ từng khía cạnh của môi trường văn phòng, từ những cuộc họp, giờ nghỉ trưa tới những phương thức giao tiếp. Sau đó, bạn hãy tự hỏi bản thân: Mình sở hữu thể cải thiện điều gì? Sở hữu dự án nào đang sở hữu cơ cấu nhân lực kém hiệu quả ko? Sở hữu cuộc họp nào thường diễn ra vào thời khắc ko thuận tiện làm gián đoạn thứ tự làm việc ko?
Lúc đã xác định được vấn đề, hãy thực hiện những thay đổi cần thiết và thẩm định nó. Thỉnh thoảng, chỉ một sự thay đổi rất nhỏ cũng sở hữu thể làm văn phòng vận hành hiệu quả và sở hữu tổ chức hơn.