Thư tín thương mại tiếng Anh và một số điều cần chú ý

Trong doanh nghiệp, việc sử dụng thư tín để giao tiếp với những đối tác bên ngoài cũng như nội bộ đơn vị rất phổ biến. Do vậy, người viết cần phải nắm được những thông tin cơ bản về thư tín thương nghiệp để sở hữu thể truyền tải thông tin hiệu quả.

Giới thiệu chung về thư tín thương nghiệp

Thư tín thương nghiệp đóng vai trò quan yếu trong giao thương hiện nay. Đây là một trong những cách thương lượng thuần tuý và dễ thực hiện và được sử dụng như là một phương tiện trao đổi thông tin trong ngành nghề kinh doanh. Trong thời kỳ toàn cầu hóa hiện nay, hầu hết những thư đều được viết bằng tiếng Anh với cấu trúc chặt chẽ.

Thư tín thương nghiệp phản ánh sự nhiều năm kinh nghiệm cũng như năng lực của người viết thư, thậm chí còn là đại diện hình ảnh của một đơn vị. Giao tiếp bằng thư tín thương nghiệp một cách hiệu quả sở hữu thể xúc tiến mối quan hệ song phương tốt đẹp giữa hai doanh nghiệp. Trái lại, việc giao tiếp qua thư từ ko hiệu quả sở hữu thể gây ra nhiều vấn đề, như dẫn tới hiểu nhầm, sơ sót, chậm trễ trong việc kinh doanh, cũng như tác động ko tốt tới mối quan hệ giữa tư nhân và tập thể.

Trong doanh nghiệp, việc sử dụng thư tín để giao tiếp với những đối tác bên ngoài cũng như nội bộ đơn vị rất phổ biến. Do vậy, người viết cần phải nắm được những thông tin cơ bản về thư tín thương nghiệp để sở hữu thể truyền tải thông tin hiệu quả.

Những loại thư cơ bản

Xét về những bước trong giao dịch, thư tín thương nghiệp sở hữu thể chia thành những loại như sau:

Enquiry (thư hỏi hàng)

  • Reply to enquiry (thư trả lời thư hỏi hàng)

  • Quotation (thư báo giá)

Offer (thư chào hàng)

Order (thư đặt hàng)

Complaint (thư khiếu nại)

Reminder (thư nhắc nợ)

Không những thế, còn nhiều loại thư khác phụ thuộc vào mục đích trao đổi thông tin của người viết.

Bố cục của thư tín thương nghiệp tiếng Anh

Dưới đây là ví dụ một lá thư thương nghiệp hoàn chỉnh:

Ví dụ một lá thư thương nghiệp hoàn chỉnh

Những nội dung của bức thư được trình bày với cấu trúc cụ thể như sau:

Liên hệ người gửi

                                Bregade 51

                                DK 1260

 Copenhagen K

DENMARK

Tháng ngày

May 24th 2020

Liên hệ người nhận

Compuvision Ltd

Warwick House

Warwick Street

Forest Hill

London SE29 1JF

UK

Dòng lưu ý 

For the attention of the Sales Manager

Lời chào 

Dear Sir or Madam

Nội dung lá thư 

Please would you send me details of your DVD video systems.
I am particularly interested in the Omega range.

Phần kết

Yours faithfully 

Chữ kí

B. Kaseen

(Ms) B.Kaseen

(Nguồn Oxford Handbook of Commercial Correspondence)

Liên hệ người gửi

Liên hệ người gửi thường đặt ở phía góc phải của tờ giấy. Việc đặt liên hệ người gửi ở góc trái tờ giấy vẫn được chấp nhận, nhưng cách sử dụng này ko phổ biến. Liên hệ người gửi thường được viết theo bố cục Blocked (những dòng ko thụt lùi vào đầu dòng).

Ngày/ tháng/ năm

Tháng ngày thường được viết dưới liên hệ người gửi, cách một dòng. Trong trường hợp thư sở hữu tiêu đề, tháng ngày thường được viết ở phía lề phải của trang giấy, tháng ko được viết thành số 

Ví dụ lúc viết 01/02/2020, trong tiếng Anh – Anh hiểu là ngày Một tháng Hai năm 2020 bởi họ quy định thứ tự viết là ngày-tháng-năm. Nhưng trong Anh – Mĩ lại hiểu là ngày Hai tháng Một năm 2020 trong Anh- Mĩ vì họ quy định thứ tự là tháng-năm-ngày

Đuôi của từ chỉ ngày (-th, -rd, -st) sở hữu thể được lược bỏ. Ví dụ 1st January sở hữu thể viết là Một January, và viết hoán đổi thứ tự giữa tháng ngày đều chấp nhận được, ví dụ Một February hay February 1. Lưu ý, lựa chọn thứ tự nào thì cũng cần sự nhất quán xuyên suốt lá thư.

Liên hệ người nhận

Được viết dưới liên hệ người gửi và được căn lề trái. Nếu người gửi biết tên của người nhận, người viết viết tên người nhận ở dòng trước tiên của liên hệ, ví dụ Mr.Nam Nguyen. 

Nếu ko biết tên, chỉ biết vị trí chức vụ của người đó, người viết sở hữu thể viết The Sales Manager (Trưởng phòng Kinh doanh), The Marketing Director (Giám đốc Marketing),…Thậm chí người viết còn sở hữu thể đề người nhận là cả một phòng ban trong một công ti,ví dụ như Human Resources Department (Phòng Nhân sự), Sales & Marketing Department (Phòng Kinh doanh & Marketing),…

Trong trường hợp người gửi ko biết gì về đơn vị, ko biết người/ phòng ban cần gửi một cách chuẩn xác, người viết chỉ cần viết tên của đơn vị. Sau tên của người nhận/ phòng ban/ đơn vị, thứ tự của liên hệ nên như sau:

  • Tên của tòa nhà

  • Số của tòa nhà, tên đường

  • Tên thành phường và mã bưu chính

  • Tên quốc gia

Dòng lưu ý

Được viết sau liên hệ của người nhận. Đây là phần ko buộc phải trong lá thư. Tuy nhiên dòng lưu ý sẽ giúp nhấn mạnh về thông tin của người nhận để tăng cường tính bảo mật của lá thư hơn. 

Ví dụ: For the attention of the Sales Manager

Lời chào

Anh

Mỹ

Trọng thể (gửi tới người chưa rõ đích danh)

Dear Sir (người đàn ông chưa rõ tên)

Dear Madam (người phụ nữ chưa rõ tên)

Dear Sir or Madam hoặc Dear Sir/ Madam (nam nữ chưa rõ)

Dear Sirs (tới phòng ban hoặc cả công ti)

Dear Sir:

Gentlemen:

Ít trọng thể hơn (gửi tới người đã rõ đích danh)

Dear Mr/ Mrs/ Miss/ Ms + họ

Dear + tên

Dear Mr/ Mrs/ Miss/ Ms + họ

Dear + tên

Nội dung của bức thư

Nội dung sẽ phụ thuộc vào thể loại thư là gì (thư chào hàng, hỏi hàng, …)

Ví dụ đối với thư đặt hàng:

  1. We thank you for your offer No. 303 and have pleasure in placing an order on the following terms and conditions:

  2. Commodity: Rush mats

  3. Quality and specifications: as per attached specifications and designs

  4. Quantity: 5000 pieces

  5. Unit price: USD 0.445/ piece CIF Hamburg, including packing

  6. Packing: to be wrapped in strong rush-matting hooped in iron wires, 20 pieces in one bale an marked …

  7. Delivery: 3000 pieces in…, 2000 pieces in…

  8. Payment: by irrevocable L/C and confirmed by London Commercial Bank opened 15 days prior to the first shipment. The goods are required to be insured under “All risks” term form warehouse in VN to warehouse in Hamburg.
    Please confirm your acceptance of this order and your acceptance should reach us not later than 14 days after the date of this order.
    We look forward to receiving your soon reply.

Đối với bức thư đặt hàng này, người viết đã chỉ ra những thông tin cần thiết cho đơn đặt hàng của mình (tên sản phẩm, số lượng, chất lượng, giá cả, cách thức trả tiền, số lượng hàng giao…)

  • Blocked style (Viết ko thụt lùi đầu dòng, mỗi đoạn cách nhau một dòng) được sử dụng phổ biến nhất 

Lời kết

Khởi đầu

Kết thúc

Dear Sir. Dear Sir, Dead Madam, Dear Sir/ Madam

Yours faithfully

Dear Mr/Mrs + tên

Yours sincerely

  • Lá thư với người bạn thân thiết sở hữu thể kết với từ “Best wishes”

  • Người Mĩ kết thư trọng thể với “Yours truly”, hay “Truly yours”. Tuy nhiên, điều này lại ko phổ biến trong thư tín của người Anh.

  • Dấu phẩy đằng sau những cụm lời kết sở hữu thể sở hữu hoặc ko.

  • Lời kết thường căn lề trái.

Chữ kí

Chữ kí bao gồm chữ kí tay của người viết và tiếp đó là khối chữ ký bao gồm tên và vị trí công việc của người gửi thư

Ngoài ra còn sở hữu những phần như:

Tiêu đề thư

Tiêu đề thư được viết trên cùng của một bức thư ghi lại những thông tin cơ bản của một doanh nghiệp như logo, tên thương hiệu, liên hệ, email, số điện thoại… 

Ví dụ: FOOTSTEP PRODUCTIONS LTD

8 Driscoll House 19 Southampton Street London WC2E 7QG United Kingdom

Telephone: 071-836-990

Đính kèm

Nếu bức thư sở hữu tài liệu đính kèm, ở phần cuối thường được viết “Enc.” hoặc “Encl.”

Số liệu của tài liệu cũng sở hữu thể được liệt kê.

Ví dụ: Encl. Order no.123

Hoặc Encl. Bill of lading (Hai copies)

Per pro

Từ Per pro được viết tắt là P.P sở hữu tức là đại diện, thay mặt cho người nào đó, và được sử dụng lúc trợ lí/viên chức cấp dưới kí đại diện cho giám đốc/ người cấp trên của họ. Per pro xuất hiện trong phần chữ kí.

Đặc điểm của thư tín thương nghiệp tiếng Anh

Độ dài

Người viết cần cân nhắc lượng thông tin được truyền tải qua thư đủ cân đối, hợp lí để người nhận hiểu. Phong cách viết cũng như tiếng nói sử dụng sẽ tác động tới độ dài của bức thư.

Thứ tự

Bức thư cần được sắp xếp theo đúng logic. Mỗi ý tưởng, thông tin phải sở hữu sự liên kết với nhau. Người viết ko nên liên tục chuyển từ chủ đề này sang chủ để khác lúc chưa làm rõ dứt điểm thông tin ở mỗi chủ đề.

Phong cách và tiếng nói

Tính thuần tuý

Tiếng nói của một bức thư giao dịch trong thương nghiệp quốc tế cần được giữ ở mức độ thuần tuý, dễ hiểu cho người nhận tranh sử dụng tiếng nói mang tính học thuật quá cao. Dưới đây là hai phiên bản khác nhau dù cùng sở hữu mục đích giảng giải lí do sự chậm trễ trong việc trả tiền khoản nợ nhưng lại khác nhau trong phong cách và tiếng nói viết.

*Phiên bản thứ nhất:
Dear Sir/ Madam
I beg to acknowledge receipt of your letter of the 15th inst. in connection with our not clearing our tài khoản, which was outstanding as of the end of June.
Please accept our profuse apologies. We were unable to settle this matter due to the sudden demise of Mr Noel, our Accountant, and as a result were unaware of those accounts which were to be cleared. We now, however, have managed to trace all our commitments and take pleasure in enclosing our remittance for L2,12O, which we trust will rectify matters.
We hope that this unforeseen incident did not in any way inconvenience you nor lead you to believe that our not clearing our balance on the due date was an intention on our part to delay payment.
We remain, yours, etc…

* Phiên bản thứ hai:
Dear Mr Aldine,
I am replying to your letter of 15 July asking us to clear our June balance.
I apologize for not settling the tài khoản sooner, but due to the unfortunate death of Mr Noel, our Accountant, there have been delays in settling all of our outstanding balances.
Please find enclosed our cheque for L2, 720, and accept our apologies for any inconvenience.
Yours sincerely

Những từ ngữ tiêu dùng trong phiên bản thứ nhất đều trực tiếp (I am replying, I apologize), từ ngữ thuần tuý, dễ hiểu (unfortunate death, delays in settling, ..). Cách trình bày nội dung thuần tuý, trọng tâm. Đoạn Một giảng giải lí do viết thư, đoạn Hai giảng giải rõ lí do ko trả tiền nợ đúng hạn và đoạn 3 lời xin lỗi kèm thông tin về khoản nợ được trả tiền.

Trong lúc đó, phiên bản thứ nhất sẽ gây khó hiểu cho người nhận với những từ ngữ phức tạp (profuse apologises, demise, …), những cấu trúc mang tính gián tiếp, ko trực tiếp tục giải rõ ý (unaware of those accounts which were to be cleared, an intention on our part to delay payment.)

Phiên bản thứ hai sẽ mang lại hiệu quả cao hơn trong giao tiếp thư tín thương nghiệp tiếng Anh.

Tính lịch sự

Lịch sự là một yếu tố quan yếu cần được chú ý để tránh tạo cho người đọc ấn tượng ko tốt hay cảm giác bị xúc phạm.
Dưới đây là hai bức thư nhắc nợ. Cùng với một nội dung, nhưng phong cách viết khác nhau sẽ khiến cho ngược đọc sở hữu ấn tượng khác nhau đối với người viết.

*Phiên bản 1:
Dear Mr.Rohn
I’ve already written to you concerning your debt of 1,994 USD. This should have been cleared three months ago. You seem unwilling to co-operate in paying us. We’ll sue you if you do not clear your debt within the next ten days.
Yours. etc.

*Phiên bản 2:
Dear Mr Rohn
I refer to our previous letter sent on 10 October in which you were asked to clear the balance of 1,994 USD on your tài khoản, which has been outstanding since July. As there has been no reply, I shall have to consider handing over the matter to our solicitors. However, I am reluctant to do this and am offering a further ten days for the tài khoản to be settled.
Yours sincerely

Ở phiên bản thứ nhất, những câu rất ngắn gọn. Người viết còn sử dụng từ viết tắt (I’ve, We’ll), câu chủ động mang tính đe dọa (We’ll sue you if…)

Ở phiên bản thứ hai, người viết sử dụng câu phức sở hữu đại từ quan hệ (I refer to our previous letter sent on 10 October in which you were asked to clear the balance of 1,994 USD on your tài khoản, which has been outstanding since July), cấu trúc thụ động, (for the tài khoản to be settled), những từ viết đúng thể, ko viết tắt (there has, I shall, I am…)

Mang thể thấy phiên bản thứ hai, người viết thể hiện sự rắn rỏi nhưng vẫn đầy lịch sự, tôn trọng người đọc. Phiên bản thứ hai sẽ mang lại hiệu quả cao hơn trong giao tiếp thư tín thương nghiệp.

Sự rõ ràng

Bất kì loại hình thư tín nào nói chung và thư tín thương nghiệp tiếng Anh nói riêng đều cần đảm bảo tính rõ ràng về nội dung. Những lỗi gây ra sự khó hiểu cho bức thư thường do những nguyên nhân như sau:

Viết tắt

Chỉ nên tiêu dùng viết tắt lúc sở hữu sự thống nhất cả hai bên; hoặc đó là những từ viết tắt phổ biến và thông dụng (ví dụ những điều khoản CIF, FOB; những tổ chức toàn cầu như EU, những quốc gia trên toàn cầu như UK ,..)

Con số
  • Diễn giải về con số sở hữu thể gây nhầm lẫn. Ví dụ, để diễn giải số thập phân, người Mĩ và người Anh tiêu dùng dấu chấm, còn người châu u lại tiêu dùng dấu phẩy. Ví dụ, với con số diễn tả ý nghĩa “hai mươi bốn phẩy bảy trăm hai hai”, một người Anh và Mĩ sẽ viết là 24.722 còn người châu u sẽ viết là 24,722 (nhưng con số này lại sở hữu tức là “hai bốn nghìn bảy trăm hai hai” với người Anh hoặc Mĩ)

  • Mang thể ghi cả chữ và số để tránh gây nhầm lẫn. Ví dụ 10,995.50 (ten thousand nine hundred and ninety-five pounds fifty pence)

Giới từ

Mỗi giới từ lúc được sử dụng trong câu đều thể hiện ý nghĩa riêng. Do vậy, nếu người viết ko chú ý, người nhận thư sở hữu thể sẽ hiểu nhầm nội dung được truyền tải.

Ví dụ, trong ba câu dưới đây, sở hữu một sự khác biệt rất to:

  • The price has been increased to 50 USD (Giá tăng tới 50 USD)

  • The price has been increased by 50 USD (Giá tăng một khoảng là 50 USD)

  • The price has been increased from 50 USD (Giá tăng từ 50 USD)

Sự chuẩn xác
  • Lỗi chính tả
    Người viết nên nhớ rà soát lỗi chính tả trước lúc gửi thư. Những lỗi chính tả tuy sở hữu thể nhỏ nhưng sẽ gây cho người đọc ấn tượng ko tốt về bản thân người viết và chính công ti họ đang đại diện. Người viết sở hữu thể đọc lại nhiều lần trước lúc gửi, hoặc gửi cho người khác đọc thử trước lúc gửi bức thư chính thức để tránh những lỗi sai ko đáng sở hữu. Không những thế, sử dụng những dụng cụ rà soát chính tả tự động sẽ giúp người tiêu dùng hạn chế lỗi.

  • Tên, chức danh, liên hệ
    Viết chuẩn xác tên, liên hệ, chức danh. Nếu người viết ko biết đích danh người gửi, người viết ko nên đề Dear Sir hoặc Dear Madam, mà nên ghi đầy đủ Dear Sir/ Madam. Hoặc nếu người viết biết tên của người nhận và ko biết nam nữ của họ, tốt nhất nên viết Dear Mr/ Ms + tên.

  • Giá cả, đơn vị đo lường
    Người viết cần sự rõ ràng, chuẩn xác và sáng tỏ trong việc nhắc tới giá cả hay đơn vị đo lường trong thư tín thương nghiệp, đặc trưng trong việc báo giá/ đặt đơn hàng. Việc thiếu rõ ràng, chuẩn xác trong khâu này sẽ gây thiệt hại đáng kể.
    Ví dụ trong thư chào hàng:
    Commodity: Trouser suits sizes 8-16 in white, yellow, read. Sizes 14 – 16 in pink. 2650 per 100 units (con số 2650 chỉ mức giá cho 100 sản phẩm nhưng người viết lại quên nhắc tới đơn vị tiền tệ, ví dụ USD, pound, …)

  • Những phần đính kèm
    Người viết cần rà soát trước lúc gửi đã đính kèm đầy đủ những tài liệu với bức thư chưa và đồng thời, rà soát liệu phần tài liệu đó sở hữu đúng với nội dung của bức thư ko.

Tổng kết

Việc viết thư tín thương nghiệp tiếng Anh tuy ko quá phức tạp nhưng người viết cần phải tuân thủ một số quy tắc để thể hiện tính nhiều năm kinh nghiệm của người viết nói riêng và cả công ti nói chung. Văn phong cũng như cách trình bày của thư tín thương nghiệp tiếng Anh sở hữu đôi phần khác so với những loại bài viết khác. Vì vậy, người viết cần sở hữu sự chuẩn bị, tham khảo và tập dượt tường tận để viết ra những bức thư đạt hiệu quả cao nhất, truyền tải ko chỉ đúng đầy đủ thông tin mà còn nhiều năm kinh nghiệm và lịch sự

Khánh Nguyễn

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *